共有ドライブとは？マイドライブとの違い
Google Workspaceの「共有ドライブ」は、個人のマイドライブとは異なり、チームが共有する組織所有のストレージです。2025年以降、共有設定の仕様変更やAI検索機能の強化など重要なアップデートが続いています。
マイドライブとの主な違い
| 項目 | マイドライブ | 共有ドライブ |
|---|---|---|
| 所有者 | 個人 | 組織（チーム） |
| 退職時のファイル | 削除リスクあり | 残り続ける |
| ストレージ | 個人割当に含む | 組織のプールから |
| アクセス管理 | 個人が管理 | 管理者が管理 |
| アイテム上限 | 制限なし | 最大50万ファイル（2025年に拡張） |
共有ドライブの作成手順
- Googleドライブを開く
- 左メニューの「共有ドライブ」をクリック
- 「新規」ボタンをクリックして名前を入力
- メンバーを追加して権限を設定
メンバー権限の種類
- 管理者：メンバー管理・設定変更が可能
- コンテンツ管理者：ファイルの追加・削除が可能
- 投稿者：ファイルの編集・追加が可能（削除不可）
- 閲覧者（コメント可）：コメントのみ
- 閲覧者：読み取り専用
2025年9月：共有設定の重要な仕様変更
2025年9月22日より、Googleドライブの共有設定に大きな変更が加わりました。情報漏洩リスクを削減するための変更です。
変更点1：フォルダ内ファイルへの個別「制限付きアクセス」廃止
これまで可能だった「共有フォルダ内の特定ファイルだけを制限付きにする」設定が廃止されました。フォルダの共有権限がそのフォルダ内のすべてのファイルに一律に適用されるようになります。
⚠️ 影響を受けるケース：共有フォルダの中に「一部のメンバーだけが見られるファイル」を混在させていた場合、再整理が必要です。機密ファイルは別フォルダへ移動してください。
変更点2：フォルダ階層の権限統一
フォルダの中に格納されているファイルやサブフォルダは、親フォルダの権限設定と一致するように変更されました。これにより意図しない公開を防ぎます。
2025年のアップデート：アイテム数上限の拡張
共有ドライブのアイテム数上限がこれまでの40万個から50万個に増加しました。大量のファイルを扱う部門でも余裕を持って管理できます。
ダイジェストメール通知機能
共有ドライブを7日間使用しておらず、未読ファイルが複数ある場合に、未読ファイルの内容を要約したダイジェストメールが自動送信されます。確認漏れを防ぐ通知機能として活用できます。
AI Overviewによる自然言語検索（2026年〜）
2026年3月のアップデートにより、ドライブの検索結果上部に「AI Overview」が表示されるようになりました。キーワードを入力すると、関連ファイルの内容をAIが要約して表示し、どのファイルが最も関連性が高いかを示します。大量のファイルから必要な情報を探す時間が大幅に短縮されます。
活用シーン別のおすすめ構成
- 部署別管理：営業部・総務部・開発部それぞれに共有ドライブを作成し、部署外への情報漏洩を防ぐ
- プロジェクト別管理：プロジェクトごとに共有ドライブを作成し、終了後はアーカイブ
- 全社規程・マニュアル：閲覧のみ権限で全社員に公開する共有ドライブを1つ用意
- 経営層・機密情報：役員のみアクセス可能な共有ドライブを別途作成
よくある注意点
- 外部共有は組織ポリシーによって制限される場合があります
- ゴミ箱のファイルは30日後に完全削除されます
- 2025年9月以降、フォルダ内ファイルへの個別権限設定ができなくなりました
- 共有ドライブは Business Starter 以上のプランで利用可能です
まとめ
共有ドライブを活用することで、担当者が変わっても情報が失われないチームの「知識基盤」を構築できます。2025年9月の仕様変更を踏まえてフォルダ構成を見直し、AI Overviewの自然言語検索と組み合わせることで、情報管理の効率が大きく向上します。